Для того чтобы не испортить корпоративное VIP-мероприятие, посвященное значимому событию, нужно хорошо постараться. Как водится, организацией event-вечеринок должны заниматься исключительно профессионалы, за работой которых полагается следить ответственному лицу от заказчика. Конечно, руководители организаций захотят сэкономить и устроить праздник своими силами, а именно руками подчиненных. Хорошо, если в штате компании имеется один или несколько сотрудников, имеющих опыт проведения корпоративных мероприятий, но смогут ли они организовать VIP-праздник?
Самая распространения ошибка руководителя – доверить важное мероприятие штатному работнику, а для придания празднику оригинальности пригласить разрозненных специалистов. Сотрудник фирмы может не раз удачно организовывать небольшие вечеринки, коллективные мероприятия, но если необходимо встретить важную персону или спланировать юбилей главного директора, то его лучше назначить наблюдающим лицом. А всю основную работу должна будет выполнить команда профессионалов из крупного агентства, специализирующегося на организации VIP-мероприятий.
Выбирая агентство для организации VIP- праздника следует ознакомиться с уже воплощенными работами каждого претендента. Во-первых, в портфолио должны содержаться работы нужного уровня, а не классические вечерники средней руки. Велика вероятность, что с VIP-заказом агентство не сможет справиться, если опыта проведения подобных мероприятий нет. Во-вторых, при личной встрече с менеджером важно оценить не его способность убеждать, а реальные предложения, отличное знание ценовой политики агентства и наличия штата сотрудников, которые и буду воплощать в жизнь креативные идеи. Другими словами необходимо найти ту компанию, которая знает, что такое высокий уровень торжества и не раз доказывала свою компетентность.
Как только агентство будет выбрано, следует приступать к переговорам, а именно предоставить исполнителю максимум полезной информации касающейся запланированного мероприятия. Затем менеджер event-агентства должен будет представить презентацию проекта торжества и совместно с заказчиком обсудить все мельчайшие детали. Как только обсуждение будет завершено на положительной ноте, заверено документально подписанным обеими сторонами договором, агентство принимается за воплощение проекта. Все последующие вопросы необходимо оговаривать исключительно с одним ведущим менеджером, который обязан быть информированным обо всех стадиях подготовительных действий.
Чего не стоит делать заказчику, так это сравнивать цены на услуги event-агентств. Если денежных средств недостаточно для проведения вечеринки VIP-класса, то лучше пополнить бюджет праздника. Дело в том, что предложения и вариации сценария могут быть настолько разнообразны, что сметы будут кардинально различаться. Можно сделать выбор внутри агентства в пользу менее затратной вечеринки, но все равно, за подобный уровень придется достойно заплатить.
